e-Arşiv sistemi, Vergi Usul Kanunu’na göre faturaların kağıt üzerinde en az iki nüsha olarak düzenlenmesini ve ilk nüshanın (aslı) müşteriye verilmesini, ikinci nüshanın ise aynı kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine uygun olarak mükellef tarafından saklanmasını öngörmektedir. e-Arşiv, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere yönelik olarak devreye alınmıştır. Bu uygulama, 433 sıra numaralı tebliğde belirtilen şartlara uygun şekilde, mükelleflerin e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura düzenlemelerine, faturayı kağıt ortamında müşterilerine iletmelerine ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda saklayıp gerektiğinde ibraz etmelerine olanak tanımaktadır. Ayrıca, bu mükellefler, alıcılarının talebi üzerine, e-Fatura formatı ve standardını kullanarak ve basılabilir versiyonunu ekleyerek, e-Arşiv faturalarını elektronik ortamda da gönderebilirler. Bu durumda, faturanın kağıda basılması zorunlu değildir. e-Arşiv Uygulaması’ndan faydalanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmaları gerekmektedir.

1. Elektronik Fatura Oluşturma ve Saklama: e-Arşiv fatura sistemi, kullanıcıların tüm faturalarını dijital ortamda kolayca oluşturmasına ve güvenli bir şekilde saklamasına olanak tanır.
2. Hızlı Fatura Gönderimi ve İbrazı: Fatura gönderimi ve ibraz işlemleri, e-Arşiv sistemi sayesinde hızlı ve pratik bir şekilde yapılabilir.
3. Kağıt ve Elektronik Gönderim Seçeneği: Kullanıcılar, faturalarını hem elektronik ortamda gönderebilir hem de kağıt ortamında basılı olarak iletebilirler.
4. Maliyet Avantajı: e-Arşiv fatura uygulaması, basım, gönderim ve arşivleme gibi maliyetleri ortadan kaldırarak işletmelere tasarruf sağlar.
5. Hata ve Kaybolma Riskini Azaltma: Verilerin otomatik olarak kaydedilmesi, insan hatalarını en aza indirir ve faturaların kaybolma riskini ortadan kaldırır.
6. İrsaliye Yerine Geçen Fatura: e-Arşiv faturasının kağıt çıktısı üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi yazılıp kaşe ve imza eklenerek kullanıldığında, ayrıca bir irsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

1. e-Fatura gönderimi yapabilmek için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak, e-Arşiv yöntemiyle fatura gönderebilmek için alıcının e-Fatura kullanıcısı olma şartı yoktur. Alıcıdan alınacak onayla, faturalarınızı e-Arşiv yöntemiyle gönderebilir ve kağıt fatura kullanım zorunluluğundan kurtulabilirsiniz. e-Arşiv sisteminde fatura kopyası, entegratör firma aracılığıyla sağlanmaktadır.